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Module Archivage de document
Karando.com cherche toujours à trouver les solutions les plus en adéquation avec votre activité. C'est pour cela que nous nous sommes rendu compte que de plus en plus de société se trouvent submergé par des documents qu'il faut conserver. Nous avons élaboré un module vous permettant de gérer l’intégralité de vos documents.
Module d'archivage de document
Ce module d'archivage vous permet d'organiser vos documents en catégorie et d'enregistrer autant de document que vous le désirez dans cette catégorie.
La gestion de ce module est simple, il se compose :
- - d'une gestion de type de document, catégorie, (CN Clients, chèque, facture, rapport, ...). Ces documents sont ceux que vous recevez le plus souvent possible et que vous devez conserver.
- - d’une gestion d’enregistrement de document suivant une catégorie.
Fonctionnement
Tout d’abord vous devez créer des catégories afin d’avoir la possibilité d’ajouter les différents documents de votre entreprise. Cela peut être " les factures ", " les rapports ", " les lettres de client " ou les vôtres, " les chèques de caution ", " les notes de frais ", ...
Avec ces catégories vous pourrez ajouter les documents qui s’empilent sur le coté du bureau. Pour cela il faudra scanner tous les documents que vous voulez enregistrer afin de pouvoir les enregistrer dans le module d’historisation de document. Apres les avoir enregistrer soit en PDF, Image (jpg, gif, ...), en WORD ou que sais-je au format que vous voulez. Cela peut aussi être des fichiers Vidéo ou des sauvegardes d’application (Fichier Autocad,...). Tant et aussi longtemps que le fichier ne dépasse pas les 2.5Moctets.
Dans la partie " Historique document ", vous allez créer une nouvelle liste de document qui sera défini par la catégorie que vous allez choisir pour le fichier que vous allez enregistrer. Pour ce document on vous demandera un titre (petite description de ce que c’est), de choisir la catégorie de document, et de choisir le document. En cliquant sur enregistrer le document est enregistrer et on vous propose d’enregistrer un nouveau document dans la même catégorie.
Dans les listes vous découvrez en cliquant sur " Archivage document " la liste des catégories qui contiennent un ou plusieurs documents. Le dernier document de la catégorie est affiché sur cette page. Au bout de la ligne on découvre la corbeille qui permet de supprimer le dernier document de la catégorie. Si l’on clique sur la catégorie vous découvrirez tous les documents qui ont été mis dans la catégorie et le lien du fichier en bout de ligne vous permettant de visualiser ou télécharger le fichier. Dans cette liste de document de la catégorie, vous avez comme dans la liste " Archivage document ", la corbeille qui vous permettra de supprimer le document.